Медицинский холдинг «СМ-Клиника» начал свою работу в 2002 году. С того времени открылось 30 многопрофильных клиник в Москве, Подмосковье, Санкт-Петербурге, Иванове и Рязани. «СМ-Клиника» входит в Топ-5 частных клиник по оценкам Forbes, РБК, Vademecum и BusinesStat.
В штате компании «СМ-Клиника» порядка 8000 сотрудников, включая около 4000 медицинских работников, в том числе редких специальностей.
Существующая в компании система адаптации офисного и медицинского персонала не имела единого вектора и ресурса, к которому можно было бы обратиться и во внерабочее время. Также были некоторые сложности в коммуникации между наставником и новичком.
Наставникам приходилось каждому новичку доносить одинаковую информацию, давать знакомиться с материалами для онбординга на бумажных носителях. У сотрудников HR-департамента не было возможности контролировать, как проходит процесс адаптации новых сотрудников, и собирать статистику.
При этом назначение опытного сотрудника наставником ещё не означало, что он готов сопровождать новичка: такая работа требовала дополнительного времени и умения давать обратную связь. Руководители не всегда были включены в процесс, а сотрудникам HR было сложно уделять внимание каждому новичку в распределённой сети клиник.
«СМ-Клинике» нужно было современное мобильное решение для адаптации, единое для всех сотрудников, от регистраторов до врача, и при этом с разным наполнением треков онбординга для каждой должности.
Также важна была поддержка системы наставничества и мобильные базы знаний, куда сотрудники могли бы обратиться в любой момент за уточнением информации.
Команда также поставила задачу создать психологически безопасную среду: дать новичку возможность задавать организационные вопросы, обсуждать трудности и получать поддержку, не опасаясь осуждения.
Для нас в «СМ-Клинике» важна не только профессиональная, но и социальная адаптация каждого нового сотрудника. Важно, чтобы ему было комфортно работать и развиваться как специалисту. Мы искали платформу, в которой мы могли бы объединить базу знаний, общение с коллегами и треки обучения.
На базе платформы Talent Rocks было создано приложение «Скучно не будет». Такое название приложения для адаптации сразу задаёт тон коммуникации с новым сотрудником — обучаться стандартам работы и вливаться в коллектив может быть очень увлекательным занятием. Таким его делают поддержка наставников и современный инструмент адаптации.
В приложении «Скучно не будет» реализованы траектории адаптации для каждой должности сотрудника, разделенные на профильные направления: клиентский сервис, офисные поддерживающие подразделения, средний медицинский персонал, врачи и другие.
Шаг за шагом новые сотрудники проходят трек адаптации, выполняют задания и заполняют анкеты обратной связи на реперных точках.
Параллельно персональные треки адаптации на каждого новичка назначаются их наставникам. Наставники проводят встречи с подопечными согласно плану и заполняют анкеты обратной связи в приложении.
Процесс разделили на профессиональную и социально-психологическую адаптацию. За профессиональную часть отвечают руководители и администрация клиник: они знакомят сотрудника с должностными обязанностями, стандартами, внутренними регламентами и программным обеспечением. Для руководителей подготовили чек-листы, помогающие организовать взаимодействие с новичком и оценивать его прогресс.
Социально-психологическую поддержку взяли на себя амбассадоры, которых внутри компании также называют кураторами. Они знакомят новичка с коллективом и корпоративной культурой, объясняют правила общения и особенности конкретной клиники, помогают разобраться с организационными вопросами и трудностями первых недель.
При выборе амбассадоров ориентируются на лояльность компании, вовлечённость в её жизнь, навыки коммуникации и эмпатию. Подать заявку могут сотрудники, проработавшие в компании не менее года. Куратор должен понимать внутреннюю жизнь компании и уметь устанавливать контакт с новичком.
Особые разделы для наставников помогают им отслеживать прогресс своих подопечных, изучать подборки обучающих материалов по наставничеству и общаться внутри закрытой группы.
Это делает приложение «Скучно не будет» одновременно и инструментом адаптации, и цифровой площадкой для Клуба наставников.
Амбассадоры также получают постоянную поддержку команды проекта. Сообщество помогает им обсуждать возникающие вопросы и развивать культуру адаптации внутри компании.
В базу знаний включили документы и стандарты, необходимые именно в период адаптации. Такой подход помогает не перегружать нового сотрудника лишней информацией. Материалы доступны в мобильном приложении, поэтому за ответом не нужно обращаться только к рабочему компьютеру.
ИИ-наставник в «СМ-Клинике» помогает команде сопровождать адаптацию на основе обратной связи от новичков. В траектории предусмотрены контрольные точки с анкетами. Раньше ответы выгружали в Excel и вручную анализировали по каждому сотруднику. Теперь ИИ-наставник регулярно отправляет на почту отчёты, в которых собраны подразделения и клиники, кураторы и вопросы, требующие внимания.
ИИ-наставник выделяет темы, которые требуют проработки, и положительную обратную связь, формирует резюме и помогает определить приоритеты. Для каждого сотрудника он предлагает индивидуальные HR-рекомендации — какие шаги можно предпринять, чтобы решить возникший вопрос. Эти рекомендации помогают амбассадорам вовремя подключаться к сложным ситуациям. Обратную связь также передают руководителям, чтобы они участвовали в сопровождении новичков.
Мы получили много положительных отзывов о платформе. Сотрудники поддерживающих подразделений могут постоянно обращаться к базам знаний. А наставники избавились от бумажной отчетности. И в целом мы получили более прозрачные и понятные процессы адаптации новых сотрудников.
«СМ-Клиника» получила нескучную платформу, которая позволяет сотрудникам быстрее адаптироваться к корпоративной культуре, изучать стандарты и особенности работы в компании, знакомиться с коллегами и снимает напряжение первых дней работы в новой компании. А Клуб наставников постоянно развивается и помогает расти новичкам.
Профессиональные задачи и социальная поддержка получили отдельных ответственных. Руководители сопровождают освоение работы, амбассадоры помогают новичкам влиться в коллектив, а команда проекта поддерживает самих кураторов. Формы обратной связи позволяют выявлять вопросы сотрудников и подключать к их решению руководителей.